Convertir las compras fuera de contrato en condiciones negociadas
Cada referencia comprada fuera del baremo es un precio que no se ha negociado. Reunidas, estas referencias forman un argumento para su próxima negociación.
Un punto ciego frecuente
Un contrato marco cubre una lista de referencias. En la práctica, los equipos compran también artículos que no figuran en ella, y estas compras se facturan a la tarifa pública del proveedor, sin descuento ni escalón. Se habla de compras fuera de contrato, fuera de baremo o fuera de catálogo. A menudo escapan a los controles, por falta de un precio de referencia con el que compararlas.
Sus orígenes son variados. El producto no existía en el momento de la negociación o no se había previsto. Una necesidad urgente hizo pedir lo que estaba disponible en lugar de lo que estaba referenciado. El proveedor entregó un artículo equivalente, facturado a otra tarifa. Los usuarios ignoran qué referencias cubre el contrato. O bien una adenda retiró una referencia del baremo y se sigue comprando.
Lo que estas compras dicen de usted
Tomada aisladamente, cada compra parece anodina. Reunidas, muestran lo que realmente compra, en qué cantidades y a qué precios. Estos datos prueban una necesidad recurrente y, por tanto, un volumen negociable.
En un ejercicio, un proveedor factura por ejemplo 380 referencias ausentes del baremo, por un total de 640 000 €. Una clasificación por importe anual muestra que 20 de ellas representan el 70 % de ese gasto.
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Referencias facturadas fuera del baremo | 380 |
| Importe total fuera del baremo | 640 000 € |
| Referencias que concentran el 70 % del importe | 20 |
| Importe afectado | 448 000 € |
| Ahorro anual con una condición del 8 % (hipótesis) | 35 840 € |
La tasa del 8 % es una hipótesis de trabajo: solo la negociación dice qué condición está dispuesto a conceder el proveedor. El método permite negociar sobre veinte referencias en lugar de perderse entre trescientas ochenta.
Aprovecharlas, paso a paso
- Identificar, en el periodo, las referencias facturadas que no figuran en el baremo vigente en la fecha de facturación.
- Clasificarlas por importe anual y por frecuencia de compra.
- Distinguir las necesidades recurrentes de las compras realmente puntuales.
- Incorporar las más significativas al baremo en la próxima negociación, con un precio y, si es posible, un lugar en los escalones de descuento.
- Prever una cláusula para las referencias equivalentes o nuevas: precio definido de antemano o regla de cálculo (descuento sobre tarifa pública).
- Contrastar estos volúmenes con los escalones de descuento, descritos en descuentos, escalones y rappels, para medir lo que habrían permitido obtener.
Para seguir los avances de un ejercicio al siguiente bastan tres indicadores: la proporción de compras fuera de contrato sobre el total facturado, por proveedor; el número de referencias fuera de baremo con su concentración; y la tasa de conformidad de las líneas facturadas de las referencias cubiertas (véase el valor perdido tras la firma).
Presentarlas al proveedor
El proveedor conoce sus ventas, pero rara vez su desglose desde el punto de vista del comprador. Un análisis bien presentado cambia la conversación: ya no se discuten impresiones, sino referencias, volúmenes e importes. Hay que partir de los hechos (lista de referencias, cantidades anuales, precios pagados, fechas de facturación), mostrar la recurrencia (una referencia comprada cada mes durante dos años ya no es una compra puntual), proponer un marco (incorporación al baremo, precio objetivo, lugar en los escalones) y vincularlo a la duración, ya que el compromiso de volumen es la contrapartida natural de un mejor precio.
La misma lógica vale para las diferencias constatadas en cada proveedor: se hacen valer en la renegociación, con sus pruebas. Este análisis forma parte de la entrega descrita en nuestro método.
Preguntas frecuentes
¿Una compra fuera de contrato es necesariamente una anomalía?
No. Una necesidad puntual o una referencia nueva pueden comprarse legítimamente fuera del baremo. El problema no es la compra en sí, sino la ausencia de condición negociada cuando se vuelve recurrente.
¿Hay que incorporar todas estas referencias al baremo?
No, solo las más significativas. Una clasificación por importe anual y por frecuencia de compra permite concentrar la negociación en el puñado de referencias que concentra la mayor parte del gasto.
¿Las compras fuera de contrato se tienen en cuenta en los rappels?
Depende de la cláusula: la base puede incluir o excluir las referencias fuera de baremo. Es un punto que hay que verificar de forma explícita, porque una exclusión no prevista reduce el rappel sin que nadie lo note.
