Dónde se esconden las diferencias de facturación en descuentos, escalones y rappels

Más allá del precio unitario

El precio unitario es lo primero que se verifica y lo más visible. Pero un contrato marco contiene otras cláusulas financieras, más difíciles de controlar a mano porque dependen de volúmenes, de periodos y de bases de cálculo. El baremo de precios unitarios (BPU) fija la tarifa de partida; descuentos, escalones, rappels y gastos accesorios determinan el precio realmente pagado.

Un descuento por escalón se aplica cuando las compras superan un umbral. En principio figura en la factura, y los errores son de tres tipos: se alcanza el umbral sin que se active el descuento, el descuento afecta solo a una parte de las referencias previstas, o el escalón se aprecia sobre un periodo equivocado.

Dos precisiones de la cláusula lo cambian todo. En un baremo retroactivo, superar un umbral da derecho al descuento superior sobre todas las compras del periodo; en uno no retroactivo, solo se benefician las compras posteriores al umbral. El perímetro del umbral cuenta tanto como su importe: cantidad por línea, importe por pedido o volumen acumulado en el trimestre. Un proveedor que aprecia el umbral pedido a pedido cuando el contrato lo prevé en acumulado priva al comprador de descuentos que había negociado.

Los rappels se juegan en la base

Los rappels de fin de año se calculan a posteriori, a menudo por el propio proveedor. La tasa se lee en el contrato; la base marca la diferencia. Hay que saber qué compras cuentan, si se parte del importe antes o después de los demás descuentos, si se deducen los abonos y si se incluyen las referencias fuera de contrato. Una base mal definida reduce el rappel sin que nadie se dé cuenta.

Tomemos un contrato que prevé un rappel del 2 % sobre el conjunto de las compras netas sin IVA del año, sin los portes y con las referencias fuera de baremo incluidas. El proveedor calcula el rappel únicamente sobre las referencias del baremo.

La tasa es correcta y el cálculo exacto: solo difiere la base. Repetida cada año durante cinco años, la misma diferencia representa 24 000 € para un solo proveedor. Para cada rappel, el reflejo consiste en reconstruir la base a partir de las facturas del periodo y comparar el resultado con el importe abonado.

Gastos accesorios y porte pagado

Portes facturados a pesar de un porte pagado, un recargo de combustible no previsto, embalaje o gastos de gestión añadidos: estas líneas se distinguen mal de una factura a otra, aunque el contrato dice con precisión lo que puede facturarse además. El recargo de combustible solo es debido si está previsto, con su fórmula. Los gastos de pedido pequeño solo se aplican por debajo de un umbral fijado en el contrato. Las subidas de precio, por su parte, dependen de las cláusulas de indexación de precios.

Un contrato prevé, por ejemplo, porte pagado desde 500 € sin IVA por pedido. El proveedor factura 45 € de portes en pedidos que superan ese umbral, porque su herramienta aprecia el porte pagado con IVA incluido, o línea a línea, en lugar de sobre el pedido.

Dos pedidos de cada tres se facturan indebidamente, lo que supone 90 € de diferencia. Con varias decenas de pedidos al mes en un mismo proveedor, el total anual resulta significativo y se repite en cada ejercicio del periodo recuperable (cinco años entre comerciantes).

Una guía de lectura para cada cláusula

Ante una cláusula de descuento, bastan seis puntos para saber qué hay que controlar:

1. la tasa y el umbral a partir del cual se aplica;
2. la base: qué compras, antes o después de descuentos, con los abonos deducidos o no;
3. el periodo: año natural, ejercicio, periodo deslizante;
4. si el escalón es retroactivo o no;
5. la fecha de efecto de cada adenda que modifica estas condiciones;
6. el modo de pago (abono o transferencia) y su vencimiento.

Las referencias compradas sin ninguna condición negociada son un caso aparte, tratado en compras fuera de contrato.

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