Où se cachent les écarts de facturation dans les remises, paliers et RFA

Au-delà du prix unitaire

Le prix unitaire est la première chose que l'on vérifie et la plus visible. Mais un contrat-cadre contient d'autres clauses financières, plus difficiles à contrôler à la main parce qu'elles dépendent de volumes, de périodes et de bases de calcul. Le bordereau de prix unitaires (BPU) fixe le tarif de départ ; remises, paliers, RFA et frais annexes déterminent le prix réellement payé.

Une remise de palier s'applique lorsque les achats franchissent un seuil. Elle figure en principe sur la facture ; les erreurs sont de trois ordres : le seuil est atteint sans que la remise soit déclenchée, la remise ne touche qu'une partie des références concernées, ou le palier est apprécié sur la mauvaise période.

Deux précisions de la clause changent tout. Dans un barème rétroactif, franchir un seuil fait bénéficier de la remise supérieure sur tous les achats de la période ; dans un barème non rétroactif, seuls les achats au-delà du seuil en profitent. Le périmètre du seuil compte autant que son montant : quantité par ligne, montant par commande ou volume cumulé sur le trimestre. Un fournisseur qui apprécie le seuil commande par commande alors que le contrat le prévoit en cumul prive l'acheteur de remises qu'il a pourtant négociées.

Les RFA se jouent sur l'assiette

Les remises de fin d'année sont calculées après coup, souvent par le fournisseur lui-même. Le taux se lit sur le contrat ; l'assiette fait la différence. Il faut savoir quels achats comptent, si l'on part du montant avant ou après les autres remises, si les avoirs sont déduits, si les références hors contrat sont incluses. Une assiette mal définie réduit la RFA sans que personne s'en aperçoive.

Prenons un contrat qui prévoit une RFA de 2 % sur l'ensemble des achats nets hors taxes de l'année, ports exclus, références hors bordereau comprises. Le fournisseur calcule la RFA uniquement sur les références du bordereau.

Le taux est bon et le calcul exact : seule l'assiette diffère. Reproduit chaque année sur cinq ans, le même écart représente 24 000 € pour un seul fournisseur. Pour chaque RFA, le réflexe consiste à reconstituer l'assiette à partir des factures de la période et à comparer le résultat au montant versé.

Frais annexes et franco de port

Port facturé malgré un franco, supplément carburant non prévu, emballage ou frais de dossier ajoutés : ces lignes se distinguent mal d'une facture à l'autre, alors que le contrat dit précisément ce qui peut être facturé en plus. Le supplément carburant n'est dû que s'il est prévu, avec sa formule. Les frais de petite commande ne s'appliquent que sous un seuil fixé au contrat. Les hausses de prix, elles, relèvent des indexations tarifaires.

Un contrat prévoit par exemple le franco de port dès 500 € hors taxes par commande. Le fournisseur facture 45 € de port sur des commandes qui franchissent ce seuil, parce que son outil apprécie le franco toutes taxes comprises, ou ligne par ligne, plutôt que sur la commande.

Deux commandes sur trois sont facturées à tort, soit 90 € d'écart. Avec plusieurs dizaines de commandes par mois chez un même fournisseur, le total annuel devient significatif et se retrouve sur chaque exercice de la période récupérable (cinq ans entre commerçants).

Une grille de lecture pour chaque clause

Devant une clause de remise, six points suffisent à savoir ce qu'il faut contrôler :

1. le taux et le seuil à partir duquel il s'applique ;
2. l'assiette : quels achats, avant ou après remises, avoirs déduits ou non ;
3. la période : année civile, exercice, période glissante ;
4. le caractère rétroactif ou non du palier ;
5. la date d'effet de chaque avenant qui modifie ces conditions ;
6. le mode de versement (avoir ou virement) et son échéance.

Les références achetées sans aucune condition négociée forment un cas à part, traité dans achats hors contrat.

Questions fréquentes