Transformer les achats hors contrat en conditions négociées
Chaque référence achetée en dehors du bordereau est un prix qui n'a pas été négocié. Réunies, ces références forment un argument pour votre prochaine négociation.
Un angle mort fréquent
Un contrat-cadre couvre une liste de références. Dans la pratique, les équipes achètent aussi des articles qui n'y figurent pas : ces achats sont facturés au tarif public du fournisseur, sans remise ni palier. On parle d'achats hors contrat, hors bordereau ou hors catalogue. Ils échappent souvent aux contrôles, faute de prix de référence auquel les comparer.
Leurs origines sont variées. Le produit n'existait pas lors de la négociation, ou n'avait pas été anticipé. Un besoin urgent a fait commander ce qui était disponible plutôt que ce qui était référencé. Le fournisseur a livré un article équivalent, facturé à un autre tarif. Les utilisateurs ignorent quelles références le contrat couvre. Ou encore, un avenant a retiré une référence du bordereau et elle continue d'être achetée.
Ce que ces achats disent de vous
Pris isolément, chaque achat semble anodin. Rassemblés, ils montrent ce que vous achetez réellement, en quelles quantités et à quels prix. Ces données prouvent un besoin récurrent, donc un volume qui peut se négocier.
Sur un exercice, un fournisseur facture par exemple 380 références absentes du bordereau, pour 640 000 € au total. Un classement par montant annuel montre que 20 d'entre elles représentent 70 % de cette dépense.
| Élément | Valeur |
|---|---|
| Références facturées hors bordereau | 380 |
| Montant total hors bordereau | 640 000 € |
| Références qui concentrent 70 % du montant | 20 |
| Montant concerné | 448 000 € |
| Économie annuelle avec une condition de 8 % (hypothèse) | 35 840 € |
Le taux de 8 % est une hypothèse de travail : seule la négociation dit quelle condition le fournisseur est prêt à accorder. La démarche permet de négocier sur vingt références au lieu de se perdre dans trois cent quatre-vingts.
Les exploiter, étape par étape
- Repérer, sur la période, les références facturées qui ne figurent pas au bordereau en vigueur à la date de facturation.
- Les classer par montant annuel et par fréquence d'achat.
- Distinguer les besoins récurrents des achats réellement ponctuels.
- Intégrer les plus significatives au bordereau lors de la prochaine négociation, avec un prix et, si possible, une place dans les paliers de remise.
- Prévoir une clause pour les références équivalentes ou nouvelles : prix défini à l'avance, ou règle de calcul (remise sur tarif public).
- Rapprocher ces volumes des remises de palier, décrites dans remises, paliers, RFA, pour mesurer ce qu'ils auraient permis d'obtenir.
Pour suivre les progrès d'un exercice à l'autre, trois indicateurs suffisent : la part des achats hors contrat dans le total facturé par fournisseur, le nombre de références hors bordereau avec leur concentration, ainsi que le taux de conformité des lignes facturées pour les références couvertes (voir la valeur perdue après la signature).
Les présenter au fournisseur
Le fournisseur connaît ses ventes, mais rarement leur ventilation du point de vue de l'acheteur. Une analyse bien présentée change la conversation : on ne discute plus d'impressions mais de références, de volumes et de montants. Il faut partir des faits (liste des références, quantités annuelles, prix payés, dates de facturation), montrer la récurrence (une référence achetée chaque mois pendant deux ans n'est plus un achat ponctuel), proposer un cadre (intégration au bordereau, prix cible, place dans les paliers) et le lier à la durée, car l'engagement de volume est la contrepartie naturelle d'un meilleur prix.
La même logique vaut pour les écarts constatés chez chaque fournisseur : ils se font valoir lors de la renégociation, avec leurs preuves. Cette analyse fait partie de la restitution décrite dans notre méthode.
Questions fréquentes
Un achat hors contrat est-il forcément une anomalie ?
Non. Un besoin ponctuel ou une référence nouvelle peuvent légitimement être achetés hors bordereau. Le sujet n'est pas l'achat lui-même mais l'absence de condition négociée quand il devient récurrent.
Faut-il intégrer toutes ces références au bordereau ?
Non, seulement les plus significatives. Un classement par montant annuel et par fréquence d'achat permet de concentrer la négociation sur la poignée de références qui concentre l'essentiel de la dépense.
Les achats hors contrat sont-ils pris en compte dans les RFA ?
Cela dépend de la clause : l'assiette peut inclure ou exclure les références hors bordereau. C'est un point à vérifier explicitement, car une exclusion non prévue réduit la remise sans que personne le remarque.
