Por qué se pierde el 11 % del valor de un contrato tras su firma

Un valor negociado, no siempre realizado

Un contrato marco se mide por sus condiciones: baremo de precios unitarios, escalones de descuento, rappels de fin de año, porte pagado, fórmulas de indexación. Solo valen si se reflejan en las facturas. Sin embargo, entre la firma y el pago la cadena es larga: el proveedor parametriza sus herramientas, el comprador hace los pedidos, contabilidad paga y nadie relee el contrato línea a línea.

La literatura habla de fuga de valor («value leakage»). Según un estudio de World Commerce & Contracting realizado con Ironclad, las organizaciones pierden de media el 11 % del valor total de sus contratos tras la firma. Ardent Partners observa por su parte que alrededor del 21 % de los ahorros negociados nunca se materializan.

Dónde se pierde el valor y por qué no se ve

Las diferencias se concentran en cinco terrenos: un precio unitario que se quedó en el nivel antiguo tras una adenda, un descuento por escalón que no se activó, un rappel calculado sobre una base demasiado estrecha, gastos de envío o de embalaje facturados aunque el contrato los excluya, una indexación aplicada con un índice equivocado o en una fecha errónea. Los dos últimos mecanismos se detallan en los artículos sobre descuentos, escalones y rappels y sobre cláusulas de indexación de precios.

Casi nunca hay fraude. El comprador negocia, pero no ve las facturas. Contabilidad ve las facturas, pero no conoce el detalle del contrato. El control automático concilia pedido, recepción y factura, no el contrato. Y cada diferencia es demasiado pequeña para activar una alerta, mientras que su repetición no lo es.

Un ejemplo con cifras

Tomemos una empresa que compra 50 M€ al año bajo contrato marco a una decena de proveedores. Si solo el 1 % de esas compras se factura con una diferencia respecto al contrato, eso representa 500 000 € al año.

Para una empresa con un margen neto del 4 % sobre 200 M€ de cifra de negocio, es decir, 8 M€, esos 500 000 € anuales representan más de un 6 % de resultado adicional. El simulador permite repetir este cálculo con sus propias cifras.

Recuperar el control

Algunas señales justifican contrastar las facturas con el contrato: varias adendas sin actualización documentada en el proveedor, una subida de precio cuya cláusula nadie encuentra, rappels abonados sin extracto de cálculo, gastos accesorios al alza, un cambio de herramienta o de interlocutor en el proveedor, compras importantes de referencias ausentes del baremo (véase compras fuera de contrato). Ninguna prueba una diferencia, todas justifican comprobarlo.

1. Priorizar los contratos según el volumen de compras, la complejidad de las condiciones y la fecha de la última verificación.
2. Contrastar las facturas con el contrato vigente en su fecha: el contrato del año pasado no es el de hoy.
3. Seguir una tasa de conformidad de las líneas, la diferencia por proveedor y la proporción de compras fuera de contrato.
4. Hacer corregir la tarifa en origen, para que la diferencia no se repita en las facturas siguientes.
5. Remontarse al periodo recuperable, que es de cinco años entre comerciantes (la prescripción de cinco años).

Comparar un contrato con miles de líneas de factura es justo lo que no hacen ni la auditoría contable ni el ERP: el artículo sobre auditoría contable y auditoría contractual explica la diferencia.

Preguntas frecuentes

Referencias: World Commerce & Contracting e Ironclad, estudio sobre la fuga de valor tras la firma (worldcc.com). Ardent Partners, estudios sobre la gestión de contratos y de compras (ardentpartners.com).